突然、クライアントや上司からケータリングを手配してくださいとお願いされてお困りの方も多いと思います。
特に初めて手配する方は、何をどうすればいいのか?何が必要なのか?そもそもケータリングとは何?といった基本的なところから整理していきたいと思います。
ケータリングとは
ケータリングとは、パーティーやイベントなどの会場に出張して、ドリンクや料理の提供だけでなく、設営から片付け、演出、さらにお弁当の手配まで「食」に関わる部分を一括して行うサービスです。食材の手配はもちろんのこと、必要な備品や食器、テーブルクロス、スタッフなどの手配も行います。さらに、会場・会議室・控室への細やかな「ホスピタリティケア」も案件に応じて対応することができます。
デリバリーとの違いは
デリバリーとは、簡単に言うと配達サービスです。そのため、セッティングや片付け、必要な備品の手配、時にはスタッフの手配など提供商品以外はすべて自分たちで手配しなければなりません。
ケータリングのメリット
ケータリングはすべて事前に専任のプランナーと相談して内容を決めていきます。そのため、一人で一から全てを考えるのではなく、案件に応じてプランナーから必要なものを提案してもらえるのです。
例えば、コーヒーを2日で1000杯提供したいと相談した場合、提供するために必要な準備物は何があるでしょうか?
- コーヒー豆
- 抽出器具(マシン)
- ペーパーフィルター
- カップ
- シュガー、コーヒーフレッシュ
があれば提供はできるかもしれません。しかし、おしぼり、ダスター、コーヒーミルク、ソーサー、コーヒーポット、テーブルクロス、ごみ箱など付随するものも必要となります。また、提供するものが増えるとさらに用意する備品は増えていきます。さらに予定していた提供数をオーバーした時の対応も考えなければなりません。
もし、これらを自分たちで手配するとなると、
- リスト作り
- 仕入れ(発注先の選定~発注手配まで)
- 仕入れ商品のストック
- セッティング
- 提供(補充を含め)
- 後片付け
大まかにこれらの手配をすべて自分たちで行わなければなりません。人員が足りない場合はスタッフの手配もさらに必要になってきます。
ケータリングではこれらの手配をすべて一括して任せられるのです。
そのため、本業のイベントの準備、運営に割く時間が増え、イベントに集中できるようになります。
具体的にどんなことができるのか
では、具体的にどんなことができるのか。場所と設備があれば、カフェみたいなこともできます。
代表的な事例をご紹介したいと思います。
≪参考事例≫
- 100人規模のセミナーでコーヒーと紅茶を提供したい。
- 展示会や学会のブースで自社のオリジナルスムージーを提供したい。
- イベント会場のドリンク、ランチ(お弁当、ホットミール)、控室のドリンクを一括してお任せしたい。
- イベント会場で立食パーティーをしたい。
こちらのブログでは随時、ご参考となるような事例をアップしております。
まとめ
ケータリングはイベント成功のためのお手伝いです。ご来場していただいた方にご満足いただけるサービスを提供しています。あのお店のあの商品ってできるのかな?雑誌に載ってたあのドリンクをだしてみたい!などを形にしていくお仕事です。とはいえ、場所、設備などが限られている場合もあるため、実現が難しい場合もあります。
わからない場合は、まずプランナーに相談してみるとできることを明確にしてくれます。
まずは、ブログの記事でどんなことをしているか見てみてくださいね。