この度、和歌山城ホールにて開催された国内医学会において、ケータリングサービスを担当いたしました。
今回の医学会は、1日あたり約1,000名が参加する大規模な学会。
会場内のドリンクコーナーの設置・運営をはじめ、各控室へのドリンク・お弁当の納品、各階へのウォーターサーバーの設置、ランチョンセミナーやスイーツセミナーのお弁当・スイーツの手配まで、会期中のさまざまなケータリング業務を担当いたしました。
大規模な医学会では、単に商品を用意するだけではなく、会場内の動線、提供時間、参加人数、各会場への納品スケジュールなどを考慮した運営体制が重要です。
今回は、和歌山ならではのドリンクやお菓子も取り入れながら、医学会の進行に合わせて対応したケータリングサービスをご紹介いたします。
医学会のドリンクコーナーに和歌山ご当地ドリンクを提供
会場内のドリンクコーナーでは、参加者の皆様が講演の合間にリフレッシュできるよう、4種類のドリンクをご用意しました。
提供ドリンク
- ホットコーヒー
- アイスコーヒー
- アイス緑茶
- 梅きゅん（主催者様ご用意）
- グリーンソフト（和歌山ご当地アイス 主催者様ご用意）
定番のコーヒーやお茶に加え、今回は**和歌山ならではのご当地ドリンク「梅きゅん」**も提供しました。
「梅きゅん」は数量に限りがあったため、提供時間を設定し、時間を分けてご用意。
医学会のドリンクサービスでは、コーヒーやお茶などの定番ドリンクに加えて、開催地域ならではのご当地ドリンクや地域性を感じられる飲料を取り入れることで、参加者の皆様にその土地ならではの楽しみを提供することもできます。
今回も、普段の医学会とはひと味違ったドリンクコーナーとして、多くの方にご利用いただきました。
pcmでは、医学会・学会・国際会議などのコーヒーブレイクやドリンクサービスについて、イベントの規模や会場、提供時間に合わせたサービスをご提案しています。
和歌山のお土産を医学会のスナックとして提供
ドリンクコーナーには、ドリンクと一緒にお楽しみいただける和歌山のお菓子・スナックもご用意しました。
今回は、和歌山のお土産としても親しまれている「梅なでしこ」と「かげろう」を主催者様がご用意。
一般的な学会のドリンクコーナーではあまり見かけない、地域ならではのお菓子ということもあり、参加者の皆様にも興味を持っていただきました。
「珍しい」「食べてみたい」と手に取られる方も多く、和歌山らしさを感じられるスナックとして楽しんでいただきました。
医学会や国際会議のコーヒーブレイクでは、コーヒーやドリンクだけでなく、開催地の銘菓・ご当地スイーツなどを組み合わせたサービスもご提案可能です。
医学会の控室・セミナー会場へドリンクとお弁当を時間通りに納品
学会当日は、関係者様の控室と各セミナー会場の双方へ、ドリンクやお弁当を指定時間に合わせて納品しました。
控室には、それぞれの利用時間に合わせてドリンク・お弁当をお届け。
セミナー会場では、参加人数に応じた大量のお弁当を短時間で一斉に納品しました。
大規模な医学会では、複数の会場や控室へ同時に商品を届ける必要があるため、事前の会場確認や搬入導線の確認、スタッフ間の情報共有が欠かせません。
今回は事前に会場内の導線や納品場所を確認し、スタッフ同士で連携することで、各会場へスムーズに納品しました。
医学会の進行を妨げることなく、指定された時間・場所へ確実に商品を届けることを意識し、安定したケータリング運営を行いました。
1日２種類のお弁当をご用意。和歌山ご当地弁当もご用意いたしました。
ランチョンセミナーのお弁当は1日約800個を手配
会期中に開催されたランチョンセミナーでは、お弁当の手配から各会場への納品までを担当しました。
今回ご用意したお弁当は、1日約800個。
日ごとに内容を変更し、参加者の皆様に毎日異なるお弁当をお楽しみいただけるようにしました。
また、今回は和歌山のご当地弁当もご用意。
開催地ならではの食を取り入れることで、医学会という専門的なイベントの中でも、和歌山らしさを感じていただけるランチタイムとなりました。
大規模なランチョンセミナーでは、数百個単位のお弁当を限られた時間内に各会場へ納品する必要があります。
pcmでは、ランチョンセミナー弁当の手配・納品・会場ごとの仕分けなど、医学会のスケジュールに合わせた運営に対応しています。
各フロアーにウォーターサーバーを設置
今回の医学会開催期間中は非常に気温が高かったこともあり、水分補給環境の整備として会場の各階にウォーターサーバーを設置しました。
参加者の皆様が必要なタイミングで水分補給を行えるよう、各フロアに設置することで、より利用しやすい環境を整えました。
当日も非常に暑い中での開催となりましたが、多くの参加者様にご利用いただき、会場内での水分補給環境の整備に役立てていただきました。
pcmでは、コーヒーやジュースなどのドリンクサービスだけでなく、大規模イベントにおけるウォーターサーバー・給水環境の設置についても、会場や参加人数に合わせて対応しています。
スイーツセミナーには約450個のご当地お菓子Setをご用意
また、スイーツセミナーでは約４５０個のご当地お菓子Setを準備し、それぞれ指定された会場へ納品。
参加人数や開催時間、会場ごとのスケジュールに合わせて準備を行い、セミナーが円滑に進行できるよう対応いたしました。
スイーツセミナー用にご用意した袋詰めお菓子。
スイーツセミナーでは、参加人数や開催時間、会場ごとのスケジュールを確認しながら必要数を準備しました。
大量の商品を扱う医学会では、数量の管理だけでなく、どの会場へ、何時までに、何個届けるかという細かな納品管理が重要です。
事前に各会場のスケジュールを確認し、当日のスタッフ間でも情報を共有することで、セミナーがスムーズに進行できるよう対応いたしました。
1日約1,000名規模の医学会を支えるケータリング
今回の案件では、
- 医学会ドリンクコーナーの設置・運営
- ホット・アイスコーヒー、緑茶などのドリンクサービス
- 和歌山ご当地ドリンクの提供
- 和歌山銘菓を活用したスナックサービス
- 各控室へのドリンク・お弁当の納品
- 各階へのウォーターサーバー設置
- ランチョンセミナーのお弁当手配・納品
- スイーツセミナーのお菓子手配・納品
まで、医学会に関わる幅広いケータリング業務を担当しました。
1日約1,000名が参加する大規模な医学会では、提供する商品を準備するだけでなく、会場内の動線、提供タイミング、参加人数、各会場への納品スケジュールなど、さまざまな要素を考慮した運営が必要です。
特に、ランチョンセミナーのお弁当約800個、スイーツセミナーのお菓子約300個など、大量の商品を複数の会場へ正確かつスムーズに届ける体制が求められます。
PCMでは、これまでの医学会・学術集会・企業イベントなどの経験をもとに、イベントの規模や会場、進行に合わせたケータリングサービスをご提案しています。
医学会・学会のケータリングならpcmへ
ピーシーエム株式会社（pcm）では、医学会・学会・国際会議・企業イベントなど、さまざまなMICEイベントのケータリングに対応しています。
医学会のコーヒーサービス・ドリンクコーナー・コーヒーブレイクをはじめ、ランチョンセミナーのお弁当、スイーツセミナー、控室へのドリンク・軽食、懇親会・レセプションパーティーまで、イベントの内容に合わせてトータルでサポートいたします。
また、今回のような大規模医学会では、複数会場への納品や大量のお弁当・スイーツの手配など、事前の計画と当日の運営体制が重要となります。
「1,000名規模の医学会でドリンクコーナーを設置したい」
「ランチョンセミナーのお弁当を大量に手配したい」
「各控室へドリンクやお弁当を届けたい」
「開催地ならではのご当地ドリンクや銘菓を取り入れたい」
「医学会のケータリングをまとめて相談したい」
など、部分的なご依頼から大規模医学会のトータルケータリングまでお気軽にご相談ください。
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