今回は、これまでにご依頼いただいた企業オフィスでのセミナー・講演会・社内イベントと、その後の懇親会について、複数の事例をまとめてご紹介します。
会場となるのは、普段は社員の皆様が仕事をしたり、コミュニケーションを取ったりしている都内の企業オフィス。
セミナールームや共有スペースなど、普段から使用している場所をイベントの目的や参加人数に合わせてレイアウトし、セミナーから懇親会まで、一日の流れに合わせた会場づくりを行います。
「外部の会場を借りる」のではなく、
普段使っているオフィスを、その日のイベント会場へ。
ピーシーエムでは、料理やドリンクのケータリングだけでなく、会場レイアウト・設営、コーヒーブレイク、懇親会、撤去・原状復帰まで、イベントの進行に合わせてサポートしています。
「ここが会場？」と思うほど、オフィスの表情が変わります
普段は社員の方が仕事をしたり、打ち合わせをしたりするオフィスのスペース。
テーブルや椅子の配置を変更し、必要な設備や備品を整えることで、セミナーや講演会の会場へと姿を変えることができます。
【設営前のオフィス・セミナールーム】
イベントの規模や内容によって、必要となる会場レイアウトはさまざまです。
ピーシーエムでは、シアタースタイル、スクール形式、扇状のレイアウトなど、会場の形状や参加人数に合わせたレイアウトに対応しています。
【セミナー会場設営後】
稼働壁を開放して、オフィス内のスペースをひとつの会場に
今回の事例の中には、セミナールームを仕切っている稼働壁を開放し、複数のスペースをひとつの大きな空間として使用するケースもあります。
参加人数やイベント内容に合わせて空間を広げることで、セミナーから懇親会まで、よりゆったりとした会場づくりが可能になります。
この稼働壁の開閉もピーシーエムが担当しています。
稼働壁は、単に動かせばよいというものではありません。無理な操作は設備を傷める可能性もあるため、施設側のスタッフから操作方法の指導を受けた弊社スタッフが開放・閉鎖作業まで対応しています。
会場の設備や仕様を確認しながら、イベント当日に必要な状態へ整えていきます。
セミナーなら最大200席程度のレイアウトにも対応
企業オフィスで開催されるイベントは、毎回同じではありません。
例えば、
・ゲストを招いての講演会
・社内会合
・各種セミナー・研修
・オンライン接続を利用した講演
・社内表彰式
・社員交流イベントなど、さまざまな用途で会場が使用されています。
参加人数も、懇親会を伴うイベントでは50～120名程度。
一方、セミナーのみの場合には、最大200席程度のレイアウトを組むこともあります。
イベントの目的や参加人数、会場の広さなどを確認し、その都度、適したレイアウトを検討します。
セミナー中のコーヒーブレイクもケータリングで対応
長時間のセミナーや講演会では、途中のコーヒーブレイクも大切な時間です。
ピーシーエムでは、セミナーの進行に合わせて、コーヒーブレイクの準備・ドリンク提供・補充・片付けまで対応しています。
コーヒーを中心に、イベントによってはパックジュースや焼き菓子などもご用意します。
セミナーの途中で参加者の皆様がほっと一息つき、参加者同士が会話を交わす。
そんな短い休憩時間も、イベント全体の大切なコミュニケーションの時間です。
セミナー終了後は、そのまま懇親会へ
講演会やセミナーが終了した後は、同じオフィス内でそのまま懇親会を開催。
ピーシーエムでは、セミナー用の会場から懇親会用のレイアウトへの変更、テーブル・料理・ドリンクのセッティングまで、一連の流れで対応しています。
立食スタイルの懇親会では、参加者の皆様が会話を楽しみながら食べやすい料理を中心に構成。
ご予算やイベントの趣旨、参加者層などに合わせて料理内容もご提案します。
コーナー料理として、握り寿司や、ローストビーフのカットサービスも行います。
ドリンクは、ビール、ハイボール、ワイン、ソフトドリンクなど。
企業様によっては、ビールの銘柄をご指定いただく場合もあります。
「会場を借りる」のではなく、「オフィスを会場にする」
企業イベントを開催する際、必ずしも外部のホテルや宴会場を用意する必要はありません。
普段から使い慣れている自社オフィスだからこそ、
移動時間を減らせる。
参加者が集まりやすい。
セミナーから懇親会まで、一つの場所で完結できる。
といったメリットがあります。
そして何より、普段仕事をしている空間が、イベント当日にはまったく違った表情を見せるのも、企業オフィスで行うイベントの魅力です。
料理・ドリンクだけではありません。会場づくりからサポート
ピーシーエムへのご依頼は、「料理を届けて終わり」ではありません。
イベントの内容によっては、
会場レイアウトの検討
↓
テーブル・椅子の設営
↓
稼働壁の開閉
↓
セミナー準備
↓
コーヒーブレイク
↓
懇親会会場への転換
↓
料理・ドリンクの提供
↓
懇親会運営
↓
撤去・原状復帰
まで、一日のイベントの流れに合わせて対応します。
さらに、オフィスビル内でのイベントでは、通常の会場とは異なる準備も必要です。
入館手続きや作業申請などの事前手配、イベントの内容や規模によっては会場図面の作成なども行います。
「当日料理を並べる」だけではなく、イベントがスムーズに進行するための準備段階から関わることも、ピーシーエムの仕事です。
オフィスの可能性を、もっと広げるケータリング
「社内にセミナールームがあるけれど、イベントにも使えるだろうか？」
「講演会の後、そのまま社内で懇親会を開催したい」
「200名規模のセミナーに合わせて会場をつくりたい」
「コーヒーブレイクから懇親会まで、一括してお願いしたい」
そんなご要望がありましたら、ぜひご相談ください。
企業オフィスでのセミナー・社内イベントをご検討の方へ
「自社オフィスをセミナー会場として使いたい」
「講演会から懇親会まで、同じ場所で開催したい」
「会場設営とケータリングをまとめて相談したい」
そんなご要望に、ピーシーエムがお応えします。
会場レイアウト・設営から、コーヒーブレイク、料理・ドリンク、懇親会、撤去・原状復帰まで、イベントの流れに合わせてご提案。
まずは会場や参加人数、開催内容などをお聞かせください。
「この場所でイベントができる？」というご相談からでもお気軽にお問い合わせください。
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